Facturen
Peppol en UBL: wat de e-factuur oplost, en wat niet
Steeds meer leveranciers sturen hun factuur als e-factuur: een UBL-bestand, vaak over Peppol. Dan hoeft niemand de factuur meer uit te lezen. Of hij klopt met wat je besteld en ontvangen hebt, moet je nog steeds nagaan.
Al in gebruik bij
De begrippen
E-factuur, UBL, Peppol en toegangspunt
Vier woorden die door elkaar gebruikt worden, terwijl ze elk iets anders zijn: het soort factuur, het formaat, het netwerk en de aansluiting erop.
E-factuur
Een factuur als gestructureerd bestand dat een systeem direct kan inlezen. Een PDF in je mail is digitaal, maar geen e-factuur: daar moet nog iemand of iets de gegevens uit halen.
UBL
Universal Business Language, het XML-formaat waarin een e-factuur wordt opgesteld. In Nederland en België is het de gangbare vorm van de Europese norm voor e-facturen, EN 16931.
Peppol
Een netwerk om e-facturen tussen bedrijven uit te wisselen. Wie erop aangesloten is, kan ontvangen van iedereen die er ook op zit, zonder per leverancier iets af te spreken.
Toegangspunt
Je komt op Peppol via een toegangspunt, in het Engels access point: een aanbieder die je facturen verstuurt en ontvangt. Bij veel boekhoudpakketten zit dat ingebouwd of zet je het los aan.
Hoe het werkt
Het vier-hoekenmodel
Een factuur over Peppol gaat langs vier hoeken. Je leverancier en jij hoeven niet bij dezelfde aanbieder te zitten: de toegangspunten praten met elkaar, zoals mailproviders dat ook doen.
- 1
Je leverancier
Maakt de factuur in zijn eigen pakket.
- 2
Zijn toegangspunt
Zet de factuur als UBL op het Peppol-netwerk.
- 3
Jouw toegangspunt
Vindt jou in het register en neemt de factuur aan.
- 4
Jouw pakket
Krijgt de factuur binnen, zonder mail en zonder PDF.
Wat er blijft
Foutloos ingelezen is nog niet gecontroleerd
In een UBL-factuur staat elk gegeven op een vaste plek. Je pakket leest het aantal, de prijs en het ordernummer precies zoals de leverancier ze verstuurde. Of die getallen kloppen, staat niet in het bestand.
<cac:OrderReference>
<cbc:ID>PO-2026-1147</cbc:ID>
</cac:OrderReference>
<cac:InvoiceLine>
<cbc:InvoicedQuantity unitCode="C62">40</cbc:InvoicedQuantity>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">3380.00</cbc:LineExtensionAmount>
<cac:Item>
<cbc:Name>Profiel HEA-200</cbc:Name>
</cac:Item>
<cac:Price>
<cbc:PriceAmount currencyID="EUR">84.50</cbc:PriceAmount>
</cac:Price>
</cac:InvoiceLine>Dezelfde regel naast order en ontvangst
- Inkooporder 40 besteld
- Ontvangst 36 binnen
- E-factuur 40 gefactureerd
4 profielen gefactureerd die niet binnen zijn: € 338,00 te veel. De e-factuur is foutloos, het bedrag niet.
Dat verschil vind je alleen met een three-way match: factuur, inkooporder en ontvangst naast elkaar.
Wat de e-factuur oplost
- Niemand hoeft de factuur nog over te typen of uit te lezen
- Bedragen, aantallen en nummers komen foutloos binnen
- De factuur staat direct in je pakket, niet eerst in een mailbox
Wat je nog steeds nagaat
- Of de prijs klopt met wat je met de leverancier afsprak
- Of je betaalt voor wat er echt is binnengekomen
- Of de factuur bij de goede inkooporder hoort
- Toeslagen en kosten die niet op de order stonden
PDF en UBL door elkaar
Voorlopig krijg je allebei
Tussen Nederlandse bedrijven is de e-factuur nog niet verplicht, dus de ene leverancier stuurt UBL en de andere een PDF. Paige neemt beide aan: een UBL-bestand is XML, en dat leest Paige net zo goed als een PDF of een foto. Daarna gaat elke factuur door dezelfde controle, en klopt alles, dan staat de boeking in je eigen pakket. Alleen wat afwijkt komt nog bij jou.
- PDF, foto, Excel, CSV en XML in één stroom
- Elke factuurregel naast je inkooporder en prijsafspraken
- Levert in je pakket via een API, een importbestand in UBL, XML of CSV, de database of een webhook
Veelgestelde vragen
Wat is Peppol?
Peppol is een netwerk waarover bedrijven en overheden e-facturen en andere handelsdocumenten naar elkaar sturen. Je sluit je één keer aan via een toegangspunt en kunt dan e-facturen ontvangen van elke leverancier die ook op Peppol zit. Peppol is het netwerk, niet het formaat: de factuur zelf is meestal een UBL-bestand.
Wat is een UBL-factuur?
Een UBL-factuur is een factuur als XML-bestand, opgesteld in Universal Business Language. Elk gegeven heeft een vaste plek: het factuurnummer, het inkoopordernummer, en per regel het artikel, het aantal en de prijs. Daardoor kan je boekhoudpakket hem inlezen zonder dat iemand hem leest. Veel leveranciers sturen een UBL-bestand ook als bijlage bij de mail mee, naast de PDF.
Wat is het vier-hoekenmodel van Peppol?
Zo heet de route die een factuur over Peppol aflegt. Hoek één is je leverancier, hoek twee zijn toegangspunt, hoek drie jouw toegangspunt en hoek vier jij. Leverancier en ontvanger hoeven niet bij dezelfde aanbieder te zitten: de toegangspunten praten met elkaar, zoals mailproviders dat ook doen.
Is een e-factuur verplicht?
Tussen Nederlandse bedrijven onderling is het op dit moment nog niet verplicht. De Rijksoverheid vraagt al jaren e-facturen van haar leveranciers, en in België is e-factureren tussen bedrijven verplicht sinds 1 januari 2026. Verwacht daarom dat steeds meer leveranciers een e-factuur sturen, naast leveranciers die bij de PDF blijven.
Moet ik een e-factuur nog controleren?
Ja. Een e-factuur is foutloos ingelezen, maar dat zegt niets over de inhoud. Of het aantal klopt met wat er binnenkwam en de prijs met wat je afsprak, zie je alleen door de factuur naast je inkooporder en de ontvangst te leggen. Dat heet een three-way match.
Heb ik scan en herken nog nodig als ik e-facturen ontvang?
Voor de e-facturen zelf niet: die hoeven niet meer uitgelezen te worden. Voor leveranciers die een PDF blijven sturen wel. Wat scan en herken wel en niet doet, lees je in de uitleg over scan en herken.
Kan Paige UBL-facturen verwerken?
Ja. Een UBL-factuur is XML, en XML leest Paige net zo goed als PDF, foto, Excel en CSV. Paige legt elke factuurregel naast je inkooporder en prijsafspraken, en levert het resultaat in je pakket, ook als importbestand in UBL. Hoe dat werkt, lees je op de pagina over facturen automatisch verwerken.
Zien hoe dat op jouw facturen werkt?
Neem in de demo een paar facturen van je grootste leveranciers mee. We laten zien wat Paige eruit haalt, hoe de regels naast je inkooporder komen en hoe het resultaat in je boekhoudpakket terechtkomt.
Bedankt voor je bericht!
We nemen binnen 1 werkdag contact met je op.
Je praat direct met de developers van UXIT, het team dat Paige bouwt. Geen verkopers, geen ticketsysteem.
Wie we zijnAdres
UXIT B.V.
Mercuriusweg 12a
3113AR Schiedam
Contact