Documentverwerking automatiseren
Welke oplossing past bij jou?
Documentverwerking automatiseren kan op drie manieren. De vraag is niet welke tool de beste is, maar welke aanpak bij jouw situatie past. Passen je documenten in één standaard hokje, of niet? Moet je bestaande systeem leidend blijven? Hieronder zetten we de drie op een rij, eerlijk, inclusief waar ze minder sterk zijn.
Al in gebruik bij
Waarom de keuze opnieuw op tafel ligt
Van OCR naar AI
Jarenlang draaide documentverwerking op OCR: tekens lezen van een vaste plek en per lay-out een template instellen. Dat werkt zolang elke factuur er hetzelfde uitziet. AI-documentverwerking veranderde de spelregels, en daarmee de vraag welke oplossing je nodig hebt. Het leest op begrip in plaats van op positie, en dat maakt afwijkende documenten opeens haalbaar.
Klassieke OCR
- Werkt met vaste templates per lay-out
- Nieuw format van een leverancier? Opnieuw instellen
- Handschrift, stempels en gedraaide scans zijn foutgevoelig
- Leest tekens, begrijpt geen samenhang
AI-documentverwerking
- Leest op begrip, niet op een vaste positie
- Elk format, ook een dat het nog nooit zag
- Snapt welk bedrag bij welke regel hoort
- Leert van correcties en wordt beter
De drie aanpakken
Drie manieren om het te automatiseren
Ze zijn geen van alle fout. Ze passen alleen bij een ander soort bedrijf. Lees per aanpak wanneer die bij jou past en waar hij je in de weg gaat zitten.
Kant-en-klare SaaS-tool
Denk aan Klippa of Basecone
Past bij jou als je één standaard documentstroom hebt, meestal facturen of bonnen, die in hun model past en je snel wilt starten.
Enterprise IDP-platform
Denk aan Rossum of Klippa DocHorizon
Past bij jou als je zeer hoge volumes verwerkt, een grote organisatie bent en een eigen IT-team hebt om het platform te configureren en te beheren.
AI-laag op je eigen systemen
Dit is Paige
Past bij jou als je meerdere documenttypes hebt, je bestaande ERP, TMS of boekhouding leidend moet blijven, en je maatwerk wilt zonder de prijs of looptijd van bouwen vanaf nul.
De drie op zes punten vergeleken
Sleep de tabel opzij om alle kolommen te zien.
| Criterium | SaaS-tool | Enterprise IDP | Paige |
|---|---|---|---|
| Documenttypes | Meestal één (facturen) | Elk type, mits geconfigureerd | Jouw hele mix, per type ingericht |
| Koppeling met je systeem | Standaardkoppelingen | Maatwerk, door jouw IT | Wij bouwen de koppeling naar je bestaande systeem |
| Volume | Klein tot middel | Zeer hoog | Klein tot hoog, groeit mee |
| Beheer | Zelf, in hun omgeving | Eigen IT-team nodig | Wij richten in en beheren mee |
| Prijsmodel | Per gebruiker of per document | Enterprise-contract op maat | Setup, maandlicentie en per document |
| Live binnen | Dagen tot weken | Maanden | Twee weken |
Geen enkele aanpak wint op alles. Een SaaS-tool is sneller als je stroom simpel is, een enterprise-platform is gebouwd voor extreem volume. Paige zit ertussenin: maatwerk op je eigen systemen, zonder de prijs of looptijd van de twee uitersten.
De derde weg
Een AI-laag op de systemen die je al gebruikt
Paige is geen doos waar je je proces in moet passen en geen platform dat je zelf moet bouwen en beheren. De AI, de pipeline en de koppelingen staan al. Wij richten die laag in bovenop jouw ERP, TMS of boekhouding, voor jouw mix van documenten. Zo krijg je maatwerk zonder alles vanaf nul te bouwen, en blijft je eigen systeem leidend.
- Herkent het documenttype zelf en haalt per type de juiste velden eruit
- Twijfelt Paige over een veld, dan komt het apart te liggen in plaats van fout in je systeem
- Koppelt met je bestaande pakket, je hoeft niets te vervangen
Waarom Paige
Software van de mensen die het bouwen
Paige is gebouwd door UXIT, een team van developers uit Schiedam dat al jaren maatwerksoftware maakt voor transport en logistiek. Je koopt geen abonnement op een doos, je krijgt een oplossing die op jouw proces is afgestemd.
Plan een gratis demoKennis van je sector
Gebouwd door een team dat al jaren software maakt voor transport en logistiek. Geen generieke tool, maar afgestemd op hoe jouw administratie werkt.
Demo op je eigen documenten
We laten Paige draaien op jouw echte facturen, CMR's of orderbevestigingen, niet op een opgepoetst voorbeeld. Zo zie je meteen wat het oplevert.
Binnen 2 weken live
Van eerste gesprek tot werkende koppeling met je systeem. Geen maandenlange trajecten en geen contract dat je jaren vastzet.
Je praat met de bouwers
Direct contact met de developers van UXIT die je koppeling maken. Geen verkopers, geen ticketsysteem tussen jou en de oplossing.
Bewijs
In de praktijk bij transport, logistiek en groothandel
UXIT helpt ons al een tijd met het verbeteren van allerlei processen. Ze schakelen snel en denken altijd met ons mee. Al met al een hele fijne partij om mee samen te werken.
Transport & logistiek Dankzij de AI-oplossing voor het automatisch verwerken van orderbevestigingen besparen we dagelijks kostbare tijd en kunnen we ons volledig richten op werk dat écht waarde toevoegt.
Groothandel bouw & techniek verwerkt
Facturen, transportorders, CMR’s en orderbevestigingen die Paige al heeft uitgelezen en doorgezet. Elke dag komen er meer bij.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen OCR en AI-documentverwerking?
Klassieke OCR leest tekens van een vaste plek op de pagina en werkt met templates per lay-out. Bij een nieuw formaat moet je opnieuw instellen. AI-documentverwerking leest op begrip: het snapt welk bedrag bij welke regel hoort, ook bij een format dat het nog nooit zag, en leert van correcties. In de praktijk betekent dat minder instelwerk en minder fouten bij afwijkende documenten.
Hoeveel kost documentverwerkingssoftware?
Dat verschilt sterk per aanpak. Kant-en-klare tools rekenen meestal per gebruiker of per verwerkt document. Enterprise-platformen werken met contracten op maat die vaak in de tienduizenden euro's per jaar lopen. Paige werkt met drie heldere componenten: een eenmalige setup, een maandelijkse licentie en een klein bedrag per document. In een gesprek rekenen we jouw situatie transparant door.
Kan ik mijn eigen boekhoudpakket, ERP of TMS koppelen?
Bij Paige wel. Wij bouwen de koppeling naar je bestaande systeem via API, XML, CSV of een andere methode. Je hoeft niets te vervangen. Bij kant-en-klare tools ben je afhankelijk van hun standaardkoppelingen; bij enterprise-platformen bouwt je eigen IT-team de integratie.
Welke documenten kan Paige verwerken?
Facturen, CMR's en vrachtbrieven, transportorders, orderbevestigingen, pakbonnen en documenten uit e-mailthreads. Paige herkent het type zelf en haalt per type de juiste velden eruit. Meerdere documentstromen op één platform, in plaats van een aparte tool per soort.
Hoe lang duurt de implementatie?
Standaard documentverwerking staat binnen twee weken live. Week 1 is de koppeling met je systeem en de inrichting per documenttype; week 2 is fine-tunen op jouw leveranciers en volledige doorvoer. Maatwerk erbovenop hangt af van de scope, maar doordat het platform er al staat gaat ook dat snel.
Is mijn data veilig?
Je documenten worden verwerkt binnen een omgeving die wij voor je inrichten, gekoppeld aan je eigen systemen. Omdat UXIT de software zelf bouwt en beheert, weet je precies waar je data staat en wie erbij kan. Dat is een concreet gesprek dat we graag met je aangaan.
Voor welke bedrijven is Paige bedoeld?
Voor bedrijven in transport, logistiek en handel die meerdere soorten documenten verwerken en een eigen systeem hebben dat leidend moet blijven. Precies de situatie waarin een kant-en-klare tool te krap zit en een enterprise-platform te zwaar en te duur is.
Nog niet zeker welke aanpak past?
Vertel kort welke documenten je verwerkt en welk systeem je gebruikt. Wij zeggen eerlijk of Paige de juiste keuze is voor jouw situatie, en laten in een demo zien wat het op je eigen documenten doet. Geen verkooppraatje, gewoon zien wat het oplevert.
Bedankt voor je bericht!
We nemen binnen 1 werkdag contact met je op.
Je praat direct met de developers van UXIT, het team dat Paige bouwt. Geen verkopers, geen ticketsysteem.
Wie we zijnAdres
UXIT B.V.
Mercuriusweg 12a
3113BJ Schiedam
Contact