Facturen
Scan en herken: wat het doet en waar het stopt
Bijna elk boekhoudpakket kan inkoopfacturen uitlezen. Je mailt de factuur naar een scanadres en er staat een boekingsvoorstel klaar. Voor veel bedrijven is dat genoeg. Hieronder lees je wat scan en herken precies doet, waar het ophoudt en wanneer je meer nodig hebt.
Al in gebruik bij
Hoe het werkt
Wat scan en herken doet
Exact Online noemt het Scan & Herken, andere pakketten hebben een vergelijkbare functie onder een eigen naam. Het verloop is overal ongeveer hetzelfde.
- 1
De factuur komt binnen
Je leverancier mailt naar een vast scanadres van je administratie, of je uploadt de PDF of een foto zelf.
- 2
Het pakket leest de kop uit
Leverancier, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, totaalbedrag, btw en IBAN. Dat zijn de gegevens die je nodig hebt om te boeken en te betalen.
- 3
Er staat een boekingsvoorstel klaar
Op basis van eerdere facturen van dezelfde leverancier stelt het pakket een grootboekrekening en btw-code voor.
- 4
Iemand keurt het goed
Je kijkt het voorstel na, past aan waar nodig en boekt. Daarna staat de factuur klaar voor betaling.
Waar het stopt
Wat scan en herken niet doet
Scan en herken is gemaakt om sneller te boeken, niet om te controleren. Dat merk je zodra je facturen meer zijn dan een bedrag en een leverancier.
De kop, niet de regels
De herkenning draait om totalen en kopgegevens. Wat er per regel gefactureerd is, welk artikel, hoeveel en tegen welke prijs, lees je in de standaardinrichting meestal zelf.
Geen vergelijking met je order
Het pakket herkent wat er op de factuur staat, niet of dat klopt met wat je besteld en ontvangen hebt. Die vergelijking blijft handwerk.
Een voorstel is geen controle
Het boekingsvoorstel volgt wat je eerder bij deze leverancier boekte. Een te hoge prijs gaat net zo netjes door als een juiste, zolang de leverancier herkend wordt.
Elke factuur langs een mens
Ook als alles klopt, keurt iemand het voorstel goed. Bij een paar facturen per week is dat niets, bij honderden per maand is het een dagtaak.
Alleen facturen
Orderbevestigingen, pakbonnen en vrachtbrieven vallen erbuiten. Juist daar zie je een afwijking het eerst.
Genoeg of niet
Wanneer scan en herken genoeg is
Het antwoord hangt minder af van hoeveel facturen je hebt dan van wat erop staat.
Scan en herken is genoeg als
- Je facturen gaan vooral over kosten zonder inkooporder, zoals huur, abonnementen en energie
- Je verwerkt een paar tientallen facturen per maand
- Je leveranciers sturen vaste bedragen die je in één oogopslag herkent
Je hebt meer nodig als
- Je factuurregels moeten kloppen met een inkooporder en een ontvangst
- Je hebt prijsafspraken per artikel of per klant met je leveranciers
- Je ziet prijsverschillen pas als de factuur al geboekt of betaald is
- Iemand in je team keurt elke dag boekingsvoorstellen goed die bijna altijd kloppen
Na scan en herken
Paige begint waar scan en herken stopt
Paige vervangt je boekhoudpakket niet en je hoeft scan en herken niet uit te zetten. Paige neemt de facturen over die gecontroleerd moeten worden: leest elke regel, legt die naast je inkooporder en prijsafspraken, en boekt in je pakket als alles klopt. Alleen wat afwijkt komt nog bij jou.
- Leest de factuurregels, niet alleen de kop
- Vergelijkt prijs, aantal en artikel met je inkooporder
- Klopt alles, dan staat de boeking in je eigen pakket
Veelgestelde vragen
Wat is scan en herken?
Scan en herken is de functie in een boekhoudpakket die een inkoopfactuur uitleest en er een boekingsvoorstel van maakt. Exact Online noemt het Scan & Herken; andere pakketten hebben iets vergelijkbaars onder een eigen naam. Je stuurt de factuur naar een scanadres, het pakket haalt leverancier, bedragen en btw eruit en jij keurt de boeking goed.
Is scan en herken hetzelfde als OCR?
Niet helemaal. OCR zet een plaatje of PDF om in tekst. Scan en herken gebruikt die tekst om een vaste set velden te vinden, zoals het totaalbedrag en het factuurnummer, en stelt op basis van eerdere boekingen een grootboekrekening voor.
Kan scan en herken factuurregels controleren tegen mijn inkooporder?
In de standaardinrichting niet. De herkenning gaat over de kop van de factuur. Of de regels kloppen met wat je besteld hebt, tegen de afgesproken prijs, controleer je zelf, of laat je doen door een laag als Paige die de regels naast je inkooporder legt.
Moet ik stoppen met scan en herken als ik Paige gebruik?
Nee. Paige vervangt je boekhoudpakket niet maar levert erin. Facturen voor kosten zonder inkooporder kunnen gewoon via scan en herken blijven lopen. Paige neemt de facturen over die tegen een order moeten worden gecontroleerd. Hoe dat werkt, lees je op de pagina over facturen automatisch verwerken.
Werkt scan en herken ook voor orderbevestigingen?
Nee, scan en herken is gemaakt voor inkoopfacturen. Een orderbevestiging controleer je tegen je inkooporder, voordat de factuur er is. Waar je daarbij op let, staat in de uitleg over een orderbevestiging controleren.
Zien hoe dat op jouw facturen werkt?
Neem in de demo een paar facturen van je grootste leveranciers mee. We laten zien wat Paige eruit haalt, hoe de regels naast je inkooporder komen en hoe het resultaat in je boekhoudpakket terechtkomt.
Bedankt voor je bericht!
We nemen binnen 1 werkdag contact met je op.
Je praat direct met de developers van UXIT, het team dat Paige bouwt. Geen verkopers, geen ticketsysteem.
Wie we zijnAdres
UXIT B.V.
Mercuriusweg 12a
3113AR Schiedam
Contact