Inkoop
Orderbevestiging controleren tegen je inkooporder
De orderbevestiging is de versie van je leverancier van wat je besteld hebt. Meestal klopt die. Soms staat er een andere prijs, een ander artikel of een latere datum in, en dat zie je alleen als je hem naast je inkooporder legt. Hieronder lees je welke velden je vergelijkt, welke afwijkingen je vaak tegenkomt en wanneer je er een accepteert.
Al in gebruik bij
Checklist
Welke velden je vergelijkt
Leg de bevestiging en je inkooporder naast elkaar en loop deze zeven punten langs. Doe het per orderregel, niet voor de order als geheel: een afwijking zit bijna altijd in één regel.
- 1
Inkoopordernummer en leverancier
Hoort de bevestiging echt bij jouw order, en bevestigt de juiste vestiging of rechtspersoon? Veel leveranciers noemen alleen hun eigen ordernummer.
- 2
Artikelnummer en omschrijving
Is het hetzelfde artikel, of staat er een opvolger of alternatief? Een ander nummer met dezelfde omschrijving is precies wat je over het hoofd ziet.
- 3
Aantal en eenheid
Klopt het aantal in dezelfde eenheid: stuks, dozen, meters? Leveranciers ronden graag af naar hun verpakkingseenheid of minimale afname.
- 4
Prijs en korting
Stukprijs, staffel en korting zoals afgesproken? Let ook op toeslagen die op de order niet stonden, zoals een kleinordertoeslag of vrachtkosten.
- 5
Leverdatum per regel
Past de bevestigde datum bij wanneer je het nodig hebt? Kijk per regel, want één regel die later komt kan de hele order ophouden.
- 6
Leveringsvoorwaarden
Incoterm, afleveradres en wie de vracht betaalt. Een verschuiving van franco naar af fabriek verandert je kostprijs zonder dat de stukprijs verandert.
- 7
Betalingsvoorwaarden
Betaaltermijn zoals afgesproken, en verwijst de leverancier naar zijn eigen algemene voorwaarden?
Wat je tegenkomt
De afwijkingen die het vaakst voorkomen
De meeste afwijkingen zijn geen fouten. De leverancier past de order aan op wat hij kan leveren. Juist daarom zie je ze zo makkelijk over het hoofd.
Prijs aangepast
Een nieuwe prijslijst, een vervallen korting of een toeslag die er ineens bij staat. De meest voorkomende afwijking, en de duurste als je hem pas op de factuur ziet.
Ander artikel
Het besteld artikel is uit het assortiment en de leverancier bevestigt een opvolger. Soms prima, soms net niet passend voor wat je ermee doet.
Deellevering of backorder
Een deel komt nu, de rest later. Op de bevestiging staan dan twee leverdata voor één orderregel.
Leverdatum verschoven
De leverancier haalt je gewenste datum niet en bevestigt een latere. Klein verschil op papier, grote gevolgen als je productie of klant erop wacht.
Aantal afgerond
Je bestelde 90 stuks, de doos bevat er 25, dus je krijgt er 100. Logisch voor de leverancier, een verschil in je voorraad en je kostprijs.
Geen inkoopordernummer
Alleen het ordernummer van de leverancier, of de naam van je inkoper. Dan moet je eerst uitzoeken bij welke order de bevestiging hoort.
Akkoord of niet
Wanneer je een afwijking accepteert
Niet elke afwijking vraagt om een telefoontje. Het werk zit in vooraf bepalen wat akkoord is, zodat je alleen nog kijkt naar wat er echt toe doet.
Leg per leverancier je grenzen vast
Bijvoorbeeld: een prijsstijging onder 2% of een leverdatum die maximaal 3 dagen later valt is akkoord. Wat daar binnen valt, hoef je niet meer te bekijken.
Een ander artikel is nooit vanzelf goed
Een alternatief artikel accepteer je pas na een blik van iemand die weet waar het voor is. Hier is geen drempel voor, dat is een keuze.
De leverdatum toets je aan je behoefte
Niet de datum op je inkooporder is leidend, maar wanneer je het echt nodig hebt. Een week later is soms geen probleem en soms een stilstaande lijn.
Reageer snel als je het niet eens bent
Wijkt een bevestiging op ondergeschikte punten af, dan komt de order volgens artikel 6:225 BW tot stand zoals de leverancier hem bevestigt, tenzij je direct bezwaar maakt. Laat een afwijking dus niet een week liggen.
Niet meer met de hand
Laat de vergelijking doen, houd de uitzonderingen
Deze checklist met de hand doorlopen kost bij een paar bevestigingen per week weinig tijd. Bij tientallen per dag, elk in de eigen lay-out van de leverancier, wordt het een dagtaak waarbij je na de twintigste bevestiging minder scherp kijkt. Paige leest elke bevestiging uit, legt hem regel voor regel naast je inkooporder en legt alleen wat buiten je grenzen valt bij jou neer.
- Elke lay-out, ook van een leverancier die je nog nooit zag
- Vindt de juiste inkooporder, ook zonder PO-nummer
- Klopt alles, dan gaat de order op bevestigd in je ERP
Veelgestelde vragen
Wat is een orderbevestiging precies?
Een orderbevestiging is het antwoord van je leverancier op je inkooporder. Daarin staat wat hij gaat leveren, tegen welke prijs en wanneer. Het is zijn versie van de afspraak, en die kan afwijken van wat jij besteld hebt. Daarom leg je hem naast je inkooporder.
Moet ik elke orderbevestiging controleren?
Elke bevestiging legt de afspraak vast waarop je straks ontvangt en betaalt, dus ja. Het hoeft alleen niet allemaal handwerk te zijn. Stel per leverancier vast welke afwijkingen akkoord zijn, dan houd je alleen de bevestigingen over die daarbuiten vallen.
Wat doe ik als de prijs op de orderbevestiging hoger is?
Kijk eerst of er een nieuwe prijsafspraak is die je inkoop nog niet in het systeem heeft. Zo niet, meld de afwijking dan direct bij de leverancier en vraag om een gecorrigeerde bevestiging. Wacht er niet mee: een afwijking waar je niet op reageert, kan als aanvaard gelden.
Wat is het verschil tussen een orderbevestiging en een pakbon?
De orderbevestiging komt vooraf en zegt wat de leverancier gaat leveren. De pakbon komt bij de levering en zegt wat er daadwerkelijk in de zending zit. Je controleert de orderbevestiging tegen je inkooporder en de pakbon tegen wat je ontvangt.
Kan ik orderbevestigingen automatisch laten controleren?
Ja. Paige leest de bevestiging uit, in elke lay-out, legt hem regel voor regel naast je inkooporder en markeert wat afwijkt. Valt alles binnen je drempels, dan gaat de inkooporder op bevestigd in je ERP. Hoe dat werkt, zie je op de pagina over orderbevestigingen verwerken.
Zien hoe dat op jouw bevestigingen werkt?
Neem in de demo een paar orderbevestigingen van je grootste leveranciers mee. We laten zien wat Paige eruit haalt, welke afwijkingen ze vindt en hoe het resultaat in je ERP terechtkomt.
Bedankt voor je bericht!
We nemen binnen 1 werkdag contact met je op.
Je praat direct met de developers van UXIT, het team dat Paige bouwt. Geen verkopers, geen ticketsysteem.
Wie we zijnAdres
UXIT B.V.
Mercuriusweg 12a
3113AR Schiedam
Contact