Crediteuren
Three-way match: factuur, inkooporder en ontvangst
Voordat je een inkoopfactuur betaalt, wil je twee dingen zeker weten: dat het is wat je besteld hebt, en dat het ook echt is binnengekomen. Een three-way match legt daarvoor drie documenten naast elkaar. Hieronder lees je welke dat zijn, wat je per regel vergelijkt en waarom een match zo vaak vastloopt.
Al in gebruik bij
Drie documenten
Wat je naast elkaar legt
Elk document vertelt een deel van het verhaal. Pas als ze alle drie hetzelfde zeggen, weet je dat de factuur klopt.
- 1
Inkooporder
Wat je besteld hebt
Artikel, aantal en de prijs die je hebt afgesproken. Het vertrekpunt van de vergelijking.
- 2
Ontvangst
Wat er echt binnenkwam
De pakbon bij de levering, en de ontvangst die je magazijn daarop in het ERP boekt. Hier blijkt of alles er is.
- 3
Factuur
Wat de leverancier rekent
Aantal en prijs waarvoor je moet betalen. Die moeten passen bij de order én bij wat je ontving.
Voorbeeld: één factuurregel, drie documenten
Inkooporder PO-2026-1147 bij Staalwerken Noord. Er staan 4 profielen in backorder, maar de factuur gaat over alle 40.
| Veld | Inkooporder | Ontvangst | Factuur | Uitkomst |
|---|---|---|---|---|
| Artikel | Profiel HEA-200 | Profiel HEA-200 | Profiel HEA-200 | klopt |
| Aantal | 40 | 36 | 40 | 4 gefactureerd, niet ontvangen |
| Stukprijs | € 84,50 | — | € 84,50 | klopt |
| Regelbedrag | € 3.380,00 | — | € 3.380,00 | € 338,00 te veel |
Naast alleen de inkooporder klopt deze factuur precies. Pas de ontvangst laat zien dat je € 338,00 betaalt voor profielen die er nog niet zijn.
Two-way of three-way
Wanneer je de ontvangst nodig hebt
Two-way match
Factuur tegen inkooporder
Je controleert of artikel en prijs kloppen met wat je besteld hebt. Genoeg voor diensten, abonnementen en alles waar geen levering tegenover staat.
Three-way match
Factuur tegen inkooporder én ontvangst
Je controleert daarnaast of je niet meer betaalt dan er binnenkwam. De gangbare controle voor goederen, en de enige die een deellevering met een volledige factuur vangt.
Checklist
Wat je per factuurregel vergelijkt
Doe het per regel, niet voor de factuur als geheel. Een totaal kan kloppen terwijl er op één regel te veel en op een andere te weinig staat.
- 1
Bij welke order hoort de factuur
Staat er een inkoopordernummer op, en is het de goede? Zonder nummer moet je eerst uitzoeken over welke order het gaat.
- 2
Artikel per regel
Is het gefactureerde artikel hetzelfde als het bestelde en ontvangen artikel, of staat er een opvolger op?
- 3
Gefactureerd tegen ontvangen aantal
Het hart van de three-way match. Betaal je niet meer dan er binnen is gekomen, ook bij een deellevering?
- 4
Prijs tegen de inkooporder
Stukprijs, staffel en korting zoals afgesproken. Een prijs die afwijkt, zie je alleen als je de order ernaast hebt.
- 5
Toeslagen en kosten
Vracht, kleinordertoeslag of verpakking die op de order niet stonden. Ze zitten vaak op een eigen regel onderaan.
- 6
Btw en totaal
Klopt het btw-tarief per regel en tellen de regels op tot het totaal dat je gaat betalen?
Wat je tegenkomt
Waarom een match vastloopt
Een factuur die niet matcht is lang niet altijd fout. Vaak loopt de administratie achter op wat er in het magazijn gebeurt. Juist daarom is het zoveel werk om ze uit elkaar te houden.
Ontvangst nog niet geboekt
De goederen zijn binnen, maar het magazijn heeft de ontvangst nog niet in het ERP gezet. De factuur matcht dan niet, terwijl er niets mis is. De meest voorkomende reden dat een factuur blijft hangen.
Gefactureerd vóór de levering
Sommige leveranciers factureren bij verzending of bij orderbevestiging. Op het moment dat de factuur binnenkomt, is er nog niets ontvangen.
Deellevering, volledige factuur
Een deel is geleverd, de rest staat in backorder, maar de factuur gaat over de hele order. Precies het verschil uit het voorbeeld hierboven.
Prijs wijkt af van de order
Een nieuwe prijslijst of een vervallen korting. Wie de orderbevestiging al controleerde, zag dit eerder aankomen.
Ander artikel geleverd
De leverancier stuurde een opvolger. Pakbon en factuur kloppen met elkaar, maar niet met je inkooporder.
Geen inkoopordernummer op de factuur
Alleen een eigen ordernummer van de leverancier. Dan is er niets om tegen te matchen tot iemand de order erbij zoekt.
Niet meer met de hand
Laat de match doen, houd de uitzonderingen
Bij een paar facturen per week doe je dit met twee schermen naast elkaar. Bij honderden per maand, elk in de eigen lay-out van de leverancier, gaat het mis op het moment dat het druk is. Paige leest elke factuur uit, ook de regels, legt die naast je inkooporder, je prijsafspraken en wat er in je ERP staat, en boekt hem als alles klopt. Welke gegevens uit je ERP meedoen, zoals de geboekte ontvangst, stem je af bij de koppeling.
- Leest de factuurregels, niet alleen de kop
- Vergelijkt artikel, aantal en prijs per regel
- Alleen wat afwijkt komt nog bij jou terug
Veelgestelde vragen
Wat is een three-way match?
Bij een three-way match vergelijk je drie documenten voordat je een inkoopfactuur betaalt: de inkooporder (wat je besteld hebt), de ontvangst (wat er echt binnenkwam) en de factuur (wat de leverancier rekent). Klopt de factuur met allebei, dan kan hij door. Wijkt hij af, dan kijkt iemand ernaar voordat er betaald wordt.
Wat is het verschil tussen een two-way en een three-way match?
Bij een two-way match leg je de factuur alleen naast de inkooporder: klopt het artikel en de prijs? Een three-way match voegt de ontvangst toe, zodat je ook ziet of je niet betaalt voor iets dat nooit is aangekomen. Voor goederen is three-way de gangbare controle, voor diensten zonder levering is two-way vaak genoeg.
Wat doe je als de ontvangst nog niet geboekt is?
Dan zet je de factuur even apart en vraag je het magazijn of de levering binnen is. Is hij binnen, dan boeken zij de ontvangst en matcht de factuur alsnog. Gebeurt dit vaak, dan zit het probleem in de ontvangstregistratie en niet in de factuur.
Welke afwijking mag je accepteren?
Spreek per leverancier een tolerantie af, bijvoorbeeld een prijsverschil onder 2% of een afrondingsverschil van een paar cent. Wat daarbinnen valt, keur je goed zonder ernaar te kijken. Een verschil in aantal tussen factuur en ontvangst accepteer je niet zomaar: daar betaal je voor iets dat er niet is.
Kan ik een three-way match automatiseren?
Ja. Paige leest de factuur uit, ook de factuurregels, en legt die naast je inkooporder, je prijsafspraken en wat er in je ERP staat. Klopt alles, dan wordt de factuur geboekt. Alleen wat afwijkt komt nog bij jou terug. Hoe dat werkt, zie je op de pagina over facturen automatisch verwerken.
Zien hoe dat op jouw facturen werkt?
Neem in de demo een paar facturen van je grootste leveranciers mee. We laten zien wat Paige eruit haalt, hoe de regels naast je inkooporder komen en wat er gebeurt als iets niet klopt.
Bedankt voor je bericht!
We nemen binnen 1 werkdag contact met je op.
Je praat direct met de developers van UXIT, het team dat Paige bouwt. Geen verkopers, geen ticketsysteem.
Wie we zijnAdres
UXIT B.V.
Mercuriusweg 12a
3113AR Schiedam
Contact